Es vergeht kein Tag, an dem wir nicht mit mindestens einer anderen Person in den Austausch treten. Genauso oft treten Momente der Unklarheit, Frustration oder Ungeduld auf. Wer kennt nicht die manchmal endlos wirkenden Sitzungen, in denen nur dieselben Personen sprechen, die Zeit scheinbar stillsteht und der Sauerstoff Mangelware ist. In der Qualität unserer Meetings spiegelt sich die Arbeitskultur wieder. Wenn unsere Meetings anstrengend sind, dann sollten wir sie verändern. Woran erkenne ich eigentlich ein gutes Meeting? Ganz simpel gesagt: Die Beteiligten verlassen das Treffen mit einer besseren Stimmung als vorher. Aus meiner Erfahrung im Organisationskontext kann ich sagen, ja, das geht und wir können es lernen. Folgende Strukturelemente haben sich in meiner Arbeitspraxis bewährt:

Alles hat ein Ende, nur ein Meeting hat keins.

Eine Meetingstruktur hat einen klar definierten Anfang, Hauptteil und Abschluss.

1. Ein gemeinsamer Check-in trägt zu sozialer Sicherheit und Entspannung bei. Alle Beteiligten teilen sich zu einer vorher bestimmten Frage mit. Z.B. Wie geht es Dir? Was beschäftigt Dich gerade? Hierbei ist wichtig, dass eineR spricht und die anderen nur zuhören und keine Fragen oder Bemerkungen zum Gesagten machen.

2. Der Hauptteil ist der Zeitraum für die inhaltliche Arbeit mit allen Beteiligten. Hier findet die eigentliche Zusammenarbeit an der vereinbarten Zielstellung statt.

3. Ein gemeinsamer Check-out rundet das Meeting ab und schafft Gelegenheit für offene Themen. Alle Beteiligten teilen sich zu einer vorher bestimmten Frage mit. Z.B. Was ist noch offen? Was nehme ich mit? Wie geht es mir gerade?

Ich dachte Du bereitest das Meeting vor?

Das Meeting hat ein klar definiertes Ziel, bzw. Ausrichtung, mit dem alle Beteiligten einverstanden sind. Die Moderation oder die/der Verantwortliche für das Treffen definiert im Vorfeld mit den Beteiligten das Ziel des Treffens und verantwortet die Führung entlang dieser Ausrichtung. Hier ist es besonders wichtig Führung zu übernehmen, denn wir tendieren dazu das Ziel nicht eindeutig zu definieren, Themen zu mischen oder während des Meetings davon abzuweichen.

Die ersten 40 Minuten hätte ich mir eigentlich sparen können.

Es nehmen nur Menschen im Meeting teil, für die das Ziel des Meetings relevant ist. Da die meisten Meetings im Kontext von größeren Projekten stehen, ist es hilfreich im Vorfeld zu klären, wie die Verantwortlichen des Gesamtprojekts einbezogen werden wollen und was sie erwarten. Will die Führungskraft aktiv mitgestalten oder nur über das Ergebnis informiert werden? Wie profitieren die Einzelnen an der Teilnahme des Meetings? Hierbei kann sich bspw. zeigen, dass es Teilnehmende gibt, die aus Informationsmangel, Routine oder Pflichtgefühl dabei sind. Die Motivation zur Teilnahme am Meeting sollte konsistent mit der Ausrichtung sein oder hinterfragt werden. Die optimale Gruppengröße sind 3-4 Personen. Ist die Anzahl der Beteiligten höher, sollte geprüft werden, ob es effektiver ist die Gruppe zu teilen.

Wann kann ich eigentlich mal was sagen?!

Ein gutes Meeting profitiert von einer vorab vereinbarten Moderation, die davor, währenddessen und danach durch das Meeting führt.

Die Meeting-Moderation :

1. Stellt sicher, dass alle Beteiligten den Ablauf und das Ziel des Meetings kennen.

2. Spricht als erstes und als letztes.

3. Hört aktiv zu.

4. Stellt, wenn erforderlich, Rückfragen zu Beiträgen.

5. Führt aktiv an der Ausrichtung des Meetings entlang. Kommt es in einem Meeting dazu, dass sich nicht relevante Themen einmischen, können diese z.B. von der Moderation notiert und in einem separaten Meeting oder im Anschluss wiederaufgenommen werden.

6. Achtet darauf, dass alle Beteiligten sich einbringen können. Unterschiedliche Formate für Beiträge, z.B. Silent Brainstorming, Dot-Votings oder Idea Shopping erhöhen die Chance auf heterogenere Antworten.

7. Dokumentiert wichtige Ergebnisse.

8. Hält sich inhaltlich zurück. Es empfiehlt sich als Moderation nicht inhaltlich mitzuarbeiten, da eine Doppelrolle meistens zu Einschränkungen in der Moderationsleistung führt.

9. Sorgt dafür, dass die vereinbarte Zeit eingehalten wird.

10. Achtet auf regelmäßige Pausen und Grundbedürfnisse. Eine fünf-minütige „Bio-Pause“ kann eine kurze Unterbrechung für das Nötigste sein, ohne den Arbeitsfluss zu stören.

Reden ist Silber, Schweigen ist Gold.

Momente der Stille oder Innenschau ermöglichen passives Sackenlassen, Nachdenken und Durchatmen. Eine Minute Stille zwischen zwei Inhaltsblöcken oder nach einer hitzigen Diskussion kann die Gemüter beruhigen, erlaubt dramaturgische Übergänge und entspannt das Nervensystem.

Das erscheint womöglich viel, um ein 30-minütiges Meeting vorzubereiten. Je nach Kultur lassen sich diese Elemente beliebig ergänzen oder reduzieren. Mit diesen Strukturelementen lassen sich Meetings effektiver, kürzer und angenehmer für alle Beteiligten gestalten. In angepasster Form lassen sie sich auf die meisten Arten von Events anwenden.